Для чего бизнесу нужна интеграция ERP-систем

Системы, предназначенные для того, чтобы оптимизировать процессы управления предприятием, включающими контроль над ресурсами, всеми информационными потоками и финансовыми операциями, называются ERP. Эта английская аббревиатура расшифровывается как Enterprise Resource Planning - то есть, планирование ресурсов предприятия, и понятие это появилось в США. По сравнению с другими инструментами, возможности этого компонента IT-решений более широкие и разносторонние.

Эта система образована как взаимодействие различных модулей, у каждого из которых есть собственные задачи и зона ответственности, при этом эти компоненты могут дополнять и в какой-то мере заменять друг друга. Стандартный набор ERP может отличаться в зависимости от специфики и потребностей компании. Вот один из примеров возможного списка модулей:

customer relationship management – CRM – управление взаимоотношений с клиентами:
1) процесс сбора и аналитики сведений о клиентах;
2) создание омниканальных структур, то есть объединение различных каналов связи с клиентами в одну систему;
3) анализ поведенческих сценариев и факторов для клиентской базы, рекомендательные списки для разных групп услуг и товаров;
4) автоматизация отправки коммерческих предложений, составление прогнозов действия и завершения сделки;

1) интеграция с государственными ресурсами, например, Интеграция с сайтом гос. закупок;
2) контроль появления соответствующих объявлений и оповещение о датах интересующих тендеров;
3) сбор данных и автоматизированное заполнение заявок, форм и требующейся для участия документации;

Сфера документооборота:
1) создание автоматизированного процесса нумерации и учета всех имеющихся документов;
2) образование и систематизация единого хранилища скан-копий;
3) интеграция 1С;
4) внедрение системы электронных подписей;
5) конструирование возможных алгоритмов согласования документации, исходя из условий данной сделки;

1) планирование производственных взаимоотношений, программы расчета индивидуальных рабочих задач, формирование премиального фонда и календаря бонусных вознаграждений, интеграция с сайтом планировщиком;
2) система распределения заданий, учитывающая очередность и объем загрузки тех или иных работников;
3) инструменты для взаимодействия с контрагентами, дающие возможность отправить файлы с выполнением текущих задач и результатов всей работы, для роботизированного процесса принятия или отклонения материалов, фиксации момента оплаты;
4) технические решения, касающиеся прогнозов возникновения различных рисков и сбоев.
Приведенный примерный список показывает, что ERP может состоять из самых различных модулей, способных решить конкретные задачи для данного предприятия и эффективно управлять всеми бизнес-процессами.

Выделяют различные виды ERP в зависимости от способа классификации, допустим, по их функциональным возможностям можно назвать следующие системы:
• комплексные – к таким решениям относятся всем известные Microsoft, Oracle, SAP, Bitrix, M.E. Doc – компании-производители предлагают готовый универсальный продукт, способный адаптироваться под любые условия и возможности, но это решение дорогое и процесс интеграции достаточно долог;
• специализированные – изготовлены для конкретного направления деятельности, допустим, для строительных подрядчиков, медицинских учреждений, транспортных компаний, образовательных центров;
• модульные – их решения объединяют в себе различные модули, при этом компоненты могут быть изготовлены разными производителями, внедряться в разное время, но интеграция между ними возможна и оправдана – эти системы часто относятся к эконом-вариантам, особенно эффективным для предприятий малого и среднего бизнеса.

Интеграция 1С - самый востребованный программный продукт в нашей стране. Мы настроим этот компонент работы, и это благотворно скажется на всех аспектах вашей работы. Подробнее об этом можно узнать здесь.

Эксперты называют основные причины обращения к ERP, и эти факторы понятны и очевидны:

• повышение уровня эффективности и функциональности бизнес-процессов;
• оптимизация производственного цикла;
• структурирование деятельности различных сотрудников;
• создание общей системы взаимодействия отделов и направлений работы;
• автоматизированное создание базы данных, хранение информационных ресурсов и т.д.

При этом интеграция с готовыми ERP-решениями может привести к заметным затруднениям, к потребности внести изменения в уже существующие производственные процессы, к реорганизации отдельных сторон бизнеса, к необходимости технического переустройства.

Любая компания и даже каждый ее отдельный сотрудник, имеющий отношение к той или иной платформе, обладает своим представлением о ее возможностях и функционале, ведь он контактирует только с определенным ее разделом. Но при любом подходе и представлении, сущность ERP состоит в создании технологичной информационной системы управления, действующей благодаря единой базе данных.

В основе работы ERP обработка и анализ имеющихся в доступе массива данных, который постоянно меняется, ведь на предприятии ежедневно производятся огромное число мегабайт информации. Если компания совсем маленькая, у ее руководства есть хотя бы условная возможность контролирования всех данных в режиме личного участия. Но даже такой вариант более действенен и предсказуем, если ввести в производственные процессы элементы цифровых решений, интеграцию с интернет-магазином. Обычно в таком случае предприятию достаточно программных продуктов для бухгалтера и CRM.

Но при более крупном масштабе бизнеса даже, на первый взгляд, простые процессы разрастаются до значительных потоков и объемов хранимой информации. Чтобы объединить, проанализировать и структурировать все эти сведения, может потребоваться колоссальные материальные, временные и ресурсные затраты, поэтому для среднего и крупного бизнеса внедрение ERP просто необходимо.

Иногда в ходе производственной деятельности становится понятно, что уже все необходимые процессы автоматизированы, но это никак не сказывается на повышении эффективности. Это происходит потому, что каждый отдельный процесс ограничен собственной, закрытой системой данных. Чтобы хоть как-то их связать, приходится в ручном режиме вводить сторонние данные в каждую из этих систем, а после вручную извлечь всю информацию для анализа. Это может давать определенные положительные результаты, но лишь до какого-то момента времени, и важно не пропустить этот предел, чтобы не понадобилось срочно и непродуманно менять всю организацию работы. Существуют конкретные показатели, которые позволяют убедиться, что интеграция ERP необходима:
Не хватает информации, чтобы принять правильное управленческое решение, и главными причинами этого становятся:
a) беспорядок и разрозненность важных сведений, разбитых между отделами и сотрудниками;
b) отсутствие порядка и регламентации для сбора информации;
c) сбором данных занимаются отдельные сотрудники без установленного графика и алгоритма действий.

Низкий уровень взаимодействия IT-систем оборачивается сбоями производственных процессов и мешает развитию бизнеса, так как различные подразделения и сотрудники пытаются контактировать, исходя из собственных возможностей и технологических решений.

Появляются признаки недовольства значительного числа клиентов результатами работы и обслуживанием, что может быть связано с неудовлетворением каких-то компонентов спроса, срывами сроков поставок, ощущением отсутствия фактора ориентированности на нужды клиента.

Технологические решения устарели, в них присутствуют элементы ручного ввода или сбора данных или даже большой объем бумажных носителей документов.

Но даже при актуальности IT-продуктов, они могут быть разобщены и не структурированы – каждое подразделение находится внутри собственного информационного пузыря, сведения из которого появляются дозированно либо в искаженном виде – при большой вероятности дороговизны либо значительной трудности интеграции между разными технологическими инструментами, пришло время их замены на общую ERP-систему.

ERP позволяет быстро решить множество накопившихся проблем, но надо четко представлять, что именно надо изменить, и какие результаты требуется получить в итоге.

Настройка интеграции с ERP-системой должно восприниматься в качестве выгодной инвестиции, ведь очевидные плюсы таких изменений положительно сказываются на прибыльности и росте доходов. В конкретных показателях это заметно по следующим критериям:
• значительной экономии на программных продуктах – исчезает необходимость затрат на несколько систем, нуждающихся в отдельном обслуживании, инфраструктуре, лицензионных выплатах, обучении сотрудников - именно разработка с нуля ERP под нужды данного предприятия позволяет включить в систему разные сервисы и решения, облегчающие все бизнес-процессы;
• прозрачности и доступности информации для руководства и ответственных сотрудников – обеспечивается постоянный контроль за деятельностью всех отделов и состоянием любых ресурсов;
• переходу отчетности к автоматизированному варианту, переход планирования на другой качественный уровень - единая система отчетности функционирует постоянно в любое время, возникает устойчивое стратегическое планирование, эффективная аналитика;
• Росту показателей эффективности – правильно подобранные модули ERP позволяют заметно сократить временные на рутинные действия;
• улучшению факторов обслуживания клиентов – ERP переключает внимание сотрудников на построение и поддержку должного уровня отношений с клиентами;
• безопасности данных, что обеспечивается едиными нормативами, разработанными для доступа, ввода и вывода информации, ее хранением в едином ресурсе;
• улучшению качества и росту эффективности совместной работы – автоматизация многих процессов нивелирует возможное отрицательное значение человеческого фактора и служит ускорению коммуникационных составляющих бизнеса.

Специализация нашей компании - настройка интеграции, она переведет ваш бизнес на другой уровень эффективности.