Обязательная автоматизация закупок с 2025 года: как внедрить ЭТП за 30 дней

Проведение закупок в ручном режиме требует значительных затрат и сопровождается большим количеством ошибок. Автоматизация данного процесса позволит вывести работу предприятия на новый уровень, существенно повысить его конкурентоспособность и эффективность. Наша Коммерческая ЭТП (электронная торговая площадка) выгодно отличается от конкурентов возможностью гибкой настройки под нужды вашего бизнеса.

Для некоторых категорий юридических лиц автоматизация закупок является обязательной. Они перечислены в Федеральных Законах №223-ФЗ и №44-ФЗ. Приобретение товаров в ручном режиме для таких субъектов хозяйственной деятельности является административным правонарушением.

Штрафы за ручные закупки в 2025 году несколько повысили и частично привязали к размеру незаконной сделки. Соответствующие поправки в КоАП РФ закреплены Федеральным Законом №500-ФЗ от 28 декабря 2024 года. Сумма взыскания может достигать нескольких сотен тысяч рублей.

Организации, не упомянутые в Законах №№223 и 44, за проведение закупок в ручном режиме к ответственности не привлекаются. Но они с большой вероятностью могут столкнуться с проблемами другого рода. Среди них наиболее распространены:

1. Заполнение заявки в произвольной форме. Такой документ сложно проверять и анализировать, в силу чего процесс организации закупки сильно затягивается. В Коммерческой ЭТП и других системах автоматизации заявка заполняется по единому образцу.
2. Дублирование. Два и более подразделений могут направить в отдел закупок заявки на приобретение одной и той же продукции. В крупных компаниях это часто остается незамеченным, особенно если запросы поступили в разное время. Ошибка приводит к перерасходу средств и нерациональному использованию складских мощностей. Система автоматизации обратит внимание оператора на факт дублирования заявок и запросит подтверждение.
3. Потеря заявки или ошибки при ее передаче следующему звену, например отделу снабжения. При ручном управлении закупками человеческий фактор нередко приводит к тому, что потребность не удовлетворяется либо вместо заявленной продукции приобретается нечто иное. Такие сбои могут привести к остановке рабочего процесса. При использовании коммерческой ЭТП ничего подобного не происходит, т.к. данные группируются и передаются автоматически.
4. Проблемы с отслеживанием состояния заявки. Она может зависнуть в ожидании согласования и отправитель узнает об этом не сразу. А когда узнает, не сможет быстро определить, на каком этапе произошла заминка. Придется последовательно обзванивать каждое звено. Система автоматизации при переходе заявки от одного этапа к другому направляет отправителю уведомление, что позволяет быстро решать возникшие проблемы.
5. Сотрудничество с недобросовестным поставщиком. Ручные закупки предполагают взаимодействие с одним-двумя постоянными контрагентами. Зачастую приходится подолгу работать с партнером, который срывает сроки, поставляет некачественную продукцию или существенно завышает цену, пока не найдется кто-то более достойный. Система автоматизации закупок позволяет приглашать к участию в ЭТП любое количество поставщиков и выбирать партнера с наиболее выгодными условиями на конкурсной основе. По каждому контрагенту ведется история заказов.
6. Нарушение требований законодательства. Согласно нормам, часть продукции должна закупаться у предприятий малого и среднего бизнеса. Программа отследит, не нарушена ли квота, тогда как при ручном управлении вероятность ошибки является высокой.
7. Ошибки в системе учета. Приобретенную продукцию нужно правильно оплатить, поставить на учет, списать и т.д. При ручном контроле на этом этапе тоже часто возникают ошибки. Коммерческая ЭТП и некоторые другие интегрируются с сервисами бухгалтерии и складского учета, передавая им данные о закупках.
8. Несвоевременная подача заявки. При ручном контроле нередко о необходимости приобретения той или иной продукции узнают слишком поздно, когда ее уже нет на складе. В результате рабочий процесс или его часть приходится приостанавливать в ожидании доставки товара. Бывает и наоборот — продукцию заказывают слишком рано, что приводит к замораживанию оборотных средств и потере свободного места на складе. Автоматизированная система отслеживает остатки на складе и информирует сотрудников, когда приходит время пополнить запасы. Если заявка оформляется досрочно, Коммерческая ЭТП предупредит и об этом.

По сравнению с автоматизированными, ручные закупки требуют больших затрат времени и труда, а значит обходятся дороже. Например, много усилий сотрудникам специализированных отделов приходится тратить на перевод данных из одного формата в другой. Подобные дополнительные операции отвлекают от выполнения прямых обязанностей, увеличивают число ошибок, снижают качество и производительность труда.

При использовании системы автоматизации число рутинных операций сокращается в несколько раз и все они выполняются программой. В результате предприятие превращается в точный оптимизированный механизм, работающий без задержек и сбоев.

Внедрение ЭТП для 223-ФЗ осуществляется в несколько приемов. Все этапы образуют комплекс, ни один из них не может быть пропущен.

Шаг 1: аудит
Начинают с тщательного анализа процесса закупки. Важно проследить всю цепочку — от составления заявки до поставки продукции.
По результатам анализа:

• выявляют узкие места в системе;
• готовят ее к автоматизации;
• составляют техническое задание;
• формируют список ключевых показателей эффективности (KPI).

В роли KPI могут выступать время обработки заказов, стоимость закупок, показатель точности заказов, оценка сервиса поставщиков, длительность задержки поставок, объем складских запасов, стоимость хранения продукции и т.д.

Шаг 2: выбор и адаптация системы автоматизации
Выбирают ЭТП, в наибольшей степени отвечающую техническому заданию. Ее настраивают под нужды данного предприятия.
Формируется схема движения заявки, порядок контроля и передачи данных между системами учета.

Шаг 3: интеграция системы автоматизации с другими продуктами
На этом этапе настраивают взаимодействие ЭТП с веб-ресурсами, программами бухгалтерии, складского учета и прочими, действующими на предприятии. Продукты превращаются в единый комплекс с внутренним обменом данными.
В результате интеграции информация о контрагентах и товарах обновляется в реальном времени. Система автоматизации закупок получает сведения об остатках на складе, другие модули передают ей необходимые документы.

Шаг 4: обучение персонала
Поэтапно знакомят участников процесса закупок с системой. Начинают с ключевых сотрудников, затем настраивают права доступа и проводят обучение прочего персонала.
Для ознакомления широкого круга пользователей проводят такие мероприятия:

• вебинары;
• тренинги;
• рассылку инструкций.

Шаг 5: организация взаимодействия между сотрудниками и технической поддержки
В период освоения ЭТП полезно проводить встречи, где сотрудники могут обмениваться опытом работы в системе автоматизации. Такие мероприятия существенно ускоряют процесс обучения и способствуют снижению количества ошибок.

Также важно организовать техническую поддержку сотрудников компании со стороны поставщика системы автоматизации. После освоения продукта необходимость в ней отпадет.

Рекомендуется отдавать предпочтение системам, в которых помимо основных функций (сбор потребностей, история плана закупок и т.д.) есть дополнительные:

• создание плана закупок с учетом бюджетов, сроков и приоритетов;
• формирование бюджета;
• составление аналитических отчетов с подробной информацией по каждому этапу закупки;
• отслеживание всей цепочки закупки от возникновения потребности до поставки продукции.

Опросы среди пользователей систем автоматизации закупок показывают, что те больше всего ценят следующие возможности:

• организацию закрытых закупок;
• настройку критериев оценки поставщика, хода торгов, работы тендерной комиссии;
• определение и четкое отображение рейтинга надежности поставщиков.

Крайне важно, чтобы система могла интегрироваться с другими продуктами и торговыми площадками. Хорошо, если разработчик предлагает бесплатный тестовый период для проверки возможностей и удобства ЭТП на практике.

Наша система — удобное коробочное решение для закупок. Если федеральные и крупные коммерческие платформы ориентируются на крупных клиентов, мы уделяем много внимания потребностям малого и среднего бизнеса.
Наши преимущества:

• аудит процессов в вашем бизнесе с разработкой пакета рекомендаций по автоматизации закупок и подготовке к этому;
• гибкая настройка системы под нужды предприятия, в т.ч. с нестандартной организацией (характерна для малого бизнеса);
• широчайший функционал, включающий в себя подробную аналитику и прогнозы;
• установка Коммерческой ЭТП на инфраструктуре заказчика;
• обучение сотрудников и поддержка в течение месяца.

В деле автоматизации закупок мы придерживаемся комплексного подхода. Помимо Коммерческой ЭТП предлагаем воспользоваться нашим сервером zakupki.gov.ru — аналогом недавно закрытого ftp-сервера ЕИС. Мы сохранили удобную структуру хранения данных и возможность простого подключения, чего не хватает новому веб-ресурсу от ЕИС.