Как провести цифровую трансформацию закупок за 3 месяца: пошаговый гайд

Цифровизация закупок через внедрение внутренней коммерческой ЭТП (электронной торговой площадки) — залог успешной работы бизнеса сегодня. При заключении сделок в электронном формате значительно ускоряется и упрощается взаимодействие с контрагентами, а также сокращаются расходы.

Многие предприниматели думают, что цифровизация закупок — это сложно и долго. На самом деле нет — ее можно провести за 3 месяца, если правильно организовать процесс. Рассказываем, как это сделать.

Читать статью: Как «АйТи-Баланс» меняет рынок электронных закупок.

Цифровизация закупок имеет следующие преимущества:

• Экономия времени и ресурсов. Цифровизация позволяет автоматизировать закупки. Это освобождает время работников, позволяет им сосредоточиться на других задачах, а также исключает ошибки, связанные с человеческим фактором.
• Снижение затрат. Цифровизация закупок позволяет системно анализировать данные, которые с ними связаны. Это дает возможность избежать неэффективных расходов и объективнее подходить к выбору поставщиков в пользу более выгодных.
• Повышение качества данных. Сведения о поставщиках, товарах и услугах после цифровизации закупок хранятся в структурированном виде. Это значительно облегчает их анализ и принятие решение в пользу того или иного продукта или контрагента.
• Повышение гибкости. ЭТП легко приспосабливаются к постоянно меняющимся потребностям предприятия. При необходимости доработка платформы позволяет кардинально изменить особенности ее использования в соответствии со спецификой бизнеса.
• Повышение прозрачности. Так как информация о закупках после цифровизации хранится централизованно (в системе), то ее легко отслеживать. Это позволяет контролировать все этапы взаимодействия с контрагентом, своевременно выявлять ошибки и сбои в работе платформы.
• Улучшение коммуникации. Цифровизация закупок позволяет сделать более продуктивным взаимодействие между разными отделами и сотрудниками одной компании, улучшить координацию и снизить количество противоречий.

За счет этого внедрение коммерческой ЭТП целесообразно для любого бизнеса, работающего с масштабными систематическими закупками.

Цифровизация закупок состоит из 4 основных этапов:

• аудит закупок;
• выбор платформы;
• интеграция;
• обучение персонала.

Рассмотрим каждый из них более подробно.

Аудит закупок
Аудит — это вид контроля, целями которого является оценка обоснованности планирования, реализуемости и эффективности, а также анализ и оценка результатов, достижения целей закупок.

Если говорить простыми словами, в ходе аудита необходимо выяснить следующие обстоятельства:

• целесообразность закупок;
• своевременности закупок;
• эффективности закупок;
• результативности расходов на закупки;
• выявление нарушений в области закупок.

На основании аудита устраняются все недостатки и создается оптимальная модель закупок, которая и будет применяться после внедрения цифровизации. Она нужна для того, чтобы в случае автоматизации отдельных процессов не наступали убытки, обусловленные неотлаженной работой в этой сфере.

Иными словами, аудит позволяет оптимизировать процесс взаимодействия с контрагентами, привести его к показателям, близким к идеалу. По его результатам может быть введен новый тип закупок, больше отвечающий потребностям организации и дающий возможность, ускоряющий и упрощающий процедуру. Пример: закупки с раздельным рассмотрением и подачей технической, квалификационной документации, а также коммерческой части.

Аудит не ограничивается изучением только закупок. Также в ходе него выясняют задачи, которые предстоит решить в области разработки программного обеспечения, которое необходимо для внедрения собственной ЭТП.
Данные, полученные в ходе аудита, будут использоваться при цифровизации или при разработке торговой платформы.

Выбор платформы
Второй этап — выбор платформы (ЭТП). Чтобы сделать его правильно, следует обратить внимание на следующие моменты:

• Возможности ЭТП. Разные платформы предоставляют разные возможности. Нужно подбирать сервис, который удовлетворяет интересы компании. Универсального решения здесь нет. ЭТП оценивается исходя из специфики деятельности бизнеса, поэтому выбор в каждом случае будет индивидуальным.
• Безопасность. Крайне важно, чтобы коммерческие данные компании не попадали к посторонним. Поэтому сервис должен поддерживать высокий уровень безопасности, исключающий утечку информации. Как минимум, должны использоваться надежные инструменты шифрования.
• Стоимость. Подключение ЭТП обычно осуществляется на основе подписки. Тарифы на разных платформах отличаются. Необходимо выбрать тот, который по силам компании и не повлечет для нее значительных расходов. Если речь идет о создании собственной ЭТП, то нужно учесть, во сколько оно обойдется и сколько потребуется вложить в обслуживание ПО.

Разработка собственной ЭТП — это оптимальный вариант. На старте он требует больше затрат, однако в последующем работать с ним выгоднее. А главное, удобнее, потому что при запуске своей платформы ее функционал и основные возможности определяет владелец — то есть вы.

Интеграция
После выбора или разработки ЭТП необходимо провести интеграцию. Условно ее можно разделить на 2 типа:

• Внутренняя. Подразумевает интеграцию собственных систем компании в ЭТП или перевод на платформу процессов по закупкам.
• Внешняя. Подразумевает интеграцию систем клиента или банковских сервисов для оплаты закупок.

Например, при разработке собственной ЭТП можно провести ее интеграцию с сервисом «СберБизнес». Это позволит контрагентам проводить сделки в кредит.

Что касается внутренней интеграции, то она подразумевает обеспечение взаимодействия платформы с внутренними корпоративными системами компании. Среди них ERP, системы ИБ и другие. Важно, чтобы все это совместно работало без сбоев и корректно передавало информацию друг другу.

Обучение
Завершающий этап — обучение персонала компании работе с новой платформой. Важно не пренебрегать им и правильно его провести. Оно не занимает много времени, однако позволяет исключить ошибки, которые приводят к потере времени, а иногда и дополнительным расходам для бизнеса. Если ЭТП разработана правильно и имеет дружественный, интуитивно-понятный интерфейс, то обучение не вызывает трудностей.

Провести цифровизацию закупок можно вместе с нашей компанией. Вот наши главные преимущества:

• Опыт. Мы работаем уже 8 лет, с ЭТП более 12 лет. За это время сумели наработать опыт, необходимый для по-настоящему эффективной разработки или доработки ЭТП.
• Штат. У нас работает 70 штатных сотрудников. За счет этого готовы решить задачи любой сложности, в том числе масштабные.
• Компетенции. Все наши сотрудники регулярно проходят тренинги и обучение, развиваются, получают новые знания и навыки, необходимые для эффективного решения задач клиентов.
• Репутация. Мы помогали крупным российским компаниям: ТЭК-Торг, Торги223, Корус Консалтинг, РАД, ТМК, ГПБ и другим. Все они остались довольны нашей работой и продолжают с нами сотрудничать.

Если хотите получить больше информации или заказать цифровизацию закупок, заполните форму на сайте АйТи-Баланс — с вами свяжется наш специалист.