Создание ЭТП: требования, функциональность, этапы разработки с нуля и на базе готовой торговой платформы от АйТи-Баланс

Последним этапом перехода закупочного процесса в цифру станет перевод всех допсоглашений в ЕИС, который запланирован на январь 2025. Фактически торговля бизнеса с бизнесом ведется онлайн с 2022 года — посредством электронных торговых площадок (ЭТП). Создать ЭТП и проводить на ней торги может каждый, при условии соблюдения ограничений 223-ФЗ.

Статья позволяет получить представление о том, какие возможности предлагают электронные торговые площадки бизнесу и почему вложиться в свою — почти всегда выгоднее, чем платить комиссию оператору открытой ЭТП.

Электронная торговая площадка — это онлайн-платформа для проведения торгов в безбумажном формате. Подписание заявок, документов о заключении сделок на поставки товаров и услуг, госконтрактов происходит посредством электронной подписи (ЭП).

Электронные торги на площадках проходят в открытом или закрытом формате. Открытый предполагает, что извещение о закупке заказчик публикует в открытом доступе и в единой информационной системе. Таким образом количество участников торгов не ограничено и все находятся в разных условиях. В закрытом — извещения о закупках получают заранее выбранные контрагенты. У закрытых торгов своя процедура, потому они обычно проводятся на специализированных площадках.

Инициатор закупки на ЭТП — заказчик. Таким образом получается, что платформа фактически является обратным маркетплейсом, где покупатель озвучивает потребность и ждет откликов от заинтересованных в продаже поставщиков. Порядок создания и регистрации заявки на закупку законодательно ограничен, нормы в коммерческом и государственном секторах также разнятся.

На открытой ЭТП для всех зарегистрированных и аккредитованных участников созданы равные условия. Это, а также непрерывность процессов заключения сделок, безопасность данных, неизменность платежных документов обеспечивает оператор площадки. За сервис пользователи платят комиссию, обычно это процент от суммы сделки, что законом не запрещено.

Коммерческие ЭТП и кэптивные ЭТП — технически одинаковые, но отличающиеся по назначению виды электронных торговых площадок.

• Коммерческая ЭТП — это маркетплейс для B2B, где после аккредитации пользователь получает доступ к подаче заявок и заключении сделок на поставки заказчикам в рамках установленных законом процедур. Важным элементом коммерческой ЭТП является автоматическая регистрация сделок в ЕИС и другой вспомогательный сервис.
• Кэптивная ЭТП — это корпоративный интернет-магазин, используемый в том числе для торгов с внешними контрагентами. Решение позволяет централизовать и консолидировать закупки дочерних зависимых обществ и филиалов. Кроме того своя площадка сокращает путь от заявки к сделке и упрощает его через интеграции с цифровой инфраструктурой компании.

Технически все электронные торговые площадки похожи: интегрируются с ЕИС, системами электронного документооборота, внешними сервисами поставщиками и обработчиками данных. Дизайн и расширенные возможности ЭТП — личное дело оператора, государство определяет только набор ключевых возможностей и доступность.

На электронных торговых площадках торги и аукционы проводятся в соответствии с 44-ФЗ и 223-ФЗ. 44-ФЗ предполагает использование восьми ключевых государственных площадок, потому на его ограничениях не будем останавливаться. Платформу для торгов по 223-ФЗ компания может сделать для себя или в формате сервиса, потому рассмотрим, что должно быть на ЭТП, чтобы сделки через нее имели законную силу.

223-ФЗ разрешает заказчикам отбирать поставщиков для заключения сделки посредством запроса предложений. У всех участников при этом одинаковые шансы благодаря равному объему доступной информации и общим условиям. Выигрывает и получает контракт поставщик, отвечающий описанным в заявке требованиям и предложивший объективно лучшие условия.

Для подачи заявки заказчику нужен сертификат усиленной электронной подписи (ЭП), положение о закупках, регистрация в ЕИС, аккредитация на площадке, спецсчет. В положении о закупках допустимо устанавливать собственные критерии отбора участников закупки, если они не противоречат ч. 3 ст. 3 223-ФЗ.

Минимальный набор возможностей электронной торговой площадки по 223-ФЗ:

• Система авторизации с поддержкой аккредитации аккаунтов участников по фиксированной процедуре;
• Функциональность для публикации структурированных заявок на осуществление закупочной процедуры;
• Подсистема для обмена документами и их подписания квалифицированной усиленной электронной подписью;
• Модули для электронных извещений, приемки, претензий, контрактов, машиночитаемых доверенностей, дополнительных соглашений.

Фактически функции для ЭТП разрабатывают в соответствии с процедурой, но с учетом максимально возможной интеграции решения во внутренние процессы заказчика. Таким образом создание электронной торговой площадки позволяет оптимизировать закупочную деятельность — упростить, ускорить, централизовать, обеспечить прозрачность и непредвзятость процедур.

Маркетплейс для закупок предельно упрощает процедуру торга и исключает подготовительные этапы, благодаря чему сделки заключаются быстрее. Генерация документов и их подписание происходит в цифре, заполнение форм возможно автоматизировать через интеграцию с внешними и внутренними информационными системами и операционными программными решениями.

Кэптивные ЭТП консолидируют заявки, что дает возможность оценивать потребности и формировать централизованные объемные заказы. В то же время это решение оставляет возможности для децентрализации контроля закупок подразделениями, филиалами и дочерними компаниями, что сокращает цикл от заявки до поставки.

Маркетплейсы для B2B и кэптивные ЭТП одинаково эффективны для стандартизации процессов, сбора данных для автоматизированной отчетности и измерения эффективности закупочных процедур. Переход на собственные ЭТП, в противовес использованию общественных открытых платформ, дает неограниченные возможности для сбора рейтинговых данных по важным для бизнеса критериям, например, оценивать процент брака, скорость доставки и пр.

У бизнеса есть два пути запустить собственную площадку для электронных торгов: заказать разработку ЭТП с нуля или купить готовое решение и адаптировать его возможности под собственные потребности. В готовых решениях есть базовые возможности, а адаптации требует интеграция в процессы и используемые аппаратно-программные элементы цифровой инфраструктуры компании.

Мы предлагаем готовое базовое решение ЭТП с возможностью доработки и расширения возможностей. В продукте уже реализованы:

• Регистрация и авторизация;
• Карточки пользователей;
• Проведение закупок по схеме «Запрос предложений«;
• Модуль организации конкурсных закупок;
• Работа с заявками, закупками, договорами.

Доработка готового решения и его интеграция в процессы зачастую быстрее и дешевле. Фактически такой вариант позволяет пропустить несколько месяцев проектирования и разработки и перейти сразу к подключению и вводу решения в эксплуатацию. Но тут важно понимать, что это не универсальное решение и в некоторых случаях разработка — единственный вариант получить поддерживаемый и полностью индивидуальный проект с поддержкой любых протоколов безопасности и неограниченными возможностями для масштабирования.

Узнайте больше и оставьте заявку на демо на странице готовой базовой ЭТП от АйТи-баланс с возможностью доработки функциональности.

Своя ЭТП для бизнеса — это экономия, контроль, удобный отбор поставщиков по собственным критериям, упрощение торгов за счет автоматизации заполнения форм и создания электронных документов. Часть перечисленного даст любая из более 300 открытых специализированных и неспециализированных ЭТП, но за это придется платить комиссионные и соглашаться с ограничениями оператора по функциональности.

Разработка электронной торговой площадки с нуля или на базе готового базового фреймворка делится на три условных этапа:

• Проектирование, куда также входит согласование и составление технического задания с утверждением и подписанием договора на разработку;
• Разработка, в рамках которой выполняется отрисовка дизайна, построение интерфейса, интеграция с внешними сервисами и системами, реализация протоколов обмена данными с соблюдением установленных ограничений безопасности и определений ЭТП из 223-ФЗ;
• Тестирование и рефакторинг, фактически проводимые в течение всего цикла разработки для контроля корректности работы программного продукта в симуляции реальных сценариев использования.

ЭТП для бизнеса — это больше, чем витрина для проведения прозрачных закупок. За счет модификаций и интеграций площадку можно связать с CRM, ERP, 1C, документооборотом и базами данных, сделать корпоративный интернет-магазин для закупок малого объема, отраслевой маркетплейс, SRM, витрину BI с дашбордами для контроля KPI.

ЭТП — большой и гибкий цифровой продукт, возможности которого проще показать на примерах, чем описать в рамках обзорной статьи. Примеры со скриншотами интерфейсов, описанием функций, используемых технологий, оцифрованных процессов собраны в портфолио кейсов на сайте «АйТи-Баланса».