Управление закупками. Преимущества автоматизации процесса

Правильное планирование закупок, которое будет осуществляться с учетом производственных потребностей и финансовых возможностей предприятия - важный фактор его успешной деятельности. Причем это важно для бизнеса любых масштабов: как для крупных предприятий, так и небольших организаций, предоставляющих какие-либо услуги.

Несмотря на разные объемы задач, в целом предприятия малого и крупного бизнеса сталкиваются с одними и теми же проблемами. К ним относится и соблюдение 223-ФЗ, и рациональное использование средств, и своевременные поставки необходимых товаров, услуг. Важно не перегружать склад, увеличивая расходы на хранение ресурсов, одновременно с этим обеспечивать сотрудников всем необходимым для их плодотворной работы.

С какими проблемами приходится сталкиваться при управлении закупками и составлении плана?

1. Координация и согласование работы людей из различных подразделений: от отдельных сотрудников до дочерних предприятий.
2. Задержки с поступлением заявок на поставку товаров и услуг, связанные с функциональными проблемами системы выявления потребностей.
3. Проблемы согласования отдельных закупок из-за необходимости определения их обоснованности, когда каждую заявку нужно рассматривать в индивидуальном порядке.

В случае использования почты или каких-либо мессенджеров для согласования закупок с руководством предприятия, нередко важные запросы просто теряются в общем потоке информации и писем. Не рассмотренная вовремя заявка приводит к задержкам в поставках необходимого сырья или оборудования, и как следствие - к задержкам в производственном процессе, срывам сроков изготовления продукции и т.д.

Ввиду наличия целого ряда проблем в управлении закупками, не удивительно, что здесь систематизация процесса важна в той же степени, что и в вопросах производства любой продукции. Четкая система правил и требований к каждому участнику позволит свести к минимуму ошибки, связанные, как со своевременными поставками необходимого сырья, материалов, оборудования и услуг, так и с рациональным использованием ресурсов предприятия.

Планирование закупок включает в себя следующие процессы:

1. Определение постоянных и периодических потребностей предприятия и составление соответствующих заявок.
2. Утверждение и контроль соблюдения сроков подачи заявок для своевременной их реализации.
3. Утверждение единой формы заявок для обеспечения удобства их обработки.
4. Организация централизованного сбора заявок с возможностью оперативного согласования заявок, требующих прохождения данного этапа.
5. Введение уровней согласования для заявок различной категории с целью сокращения сроков выполнения процедуры. Упрощенный порядок - для материалов, инвентаря, СИЗ, особый - для оборудования, подрядных услуг и т.п.
6. Публикация планов закупок в ЕИСе с внесением всех имеющихся заявок. Контроль за их исполнением.

При наличии уже организованного процесса планирования закупок, работа в данном вопросе является рутинной. Несмотря на большое количество задач, которые регулярно приходится решать, управление покупками можно и нужно автоматизировать. Это позволит существенно сократить время работы с закупками, облегчит задачи отдела снабжения, а также предоставит удобные инструменты для анализа использования ресурсов предприятия.

Например, автоматизация процесса закупок позволит добиться соблюдения KPI, регламентных форм и сроков. Сотрудники отдела снабжения смогут использовать заранее настроенные шаблоны для формирования необходимой документации. Также у пользователей системы автоматизации будет возможность в любой момент узнать информацию о статусе той или иной закупки, а также о поставщике, ответственном за ее исполнение.

Использование системы автоматизации закупок позволит сотрудникам отдела снабжения использовать единую унифицированную форму внесения заявки. Это упростит работу каждого отдельного оператора, а также облегчит их коммуникацию между собой. Для подачи каждой заявки необходимо внести информацию о требуемом товаре, выбрав:

• номенклатуру;
• приемлемый уровень цен;
• необходимое количество товаров;
• желаемый способ закупки, какие-либо требования и другую информацию, включая чертеж, ТЗ в файле.

Такая заявка прикрепляется к конкретному плану закупок, после чего оператор может приступить к оформлению следующих позиций. В целом, для программной реализации системы автоматизации нет никаких проблем на сегодняшний день. Существуют сервисы планирования закупок и соответствующие программы, существенно облегчающие работу сотрудников отдела снабжения и руководства предприятия. Также на самой электронной торговой площадке может быть интегрированный функционал для автоматизации процесса. Его можно использовать как инструмент, однако далеко не любое предприятие он может удовлетворить.

В идеале следует систему управления закупками разрабатывать и создавать в индивидуальном порядке, с учетом всех потребностей и особенностей деятельности предприятия. Такая услуга является не дешевой и по карману далеко не всем. Поэтому высокой популярностью пользуется второй вариант - покупка уже готового продукта. Главное - остановить свой выбор на программе не только с подходящим функционалом, но и с активной поддержкой, регулярными обновлениями. Такое ПО будет гарантированно работоспособным, а его версия будет регулярно актуализироваться, подстраиваясь под любые изменения ЭТП или правил планирования закупок.

Рекомендуем обратить внимание на продукт компании АйТи-Баланс. Он разработан с использованием современных технологий Symfony и Vue.js, которые позволяют создавать, загружать через единый шаблон, интегрировать в ЕИС и размещать планы официально. Также в нем реализован функционал, позволяющий «забирать» планы с ЕИСа автоматически и загружать на ЭТП. Пользователи сервиса от АйТи-Баланс получают единую точку входа, а также высокую скорость обмена данными, что обеспечивает удобство работы.

Сервис активно используется множеством организаций уже более трех лет и имеет положительные отзывы. В этом нет ничего удивительного, так как:

• в программе реализованы уникальные решения;
• существует активная техническая поддержка;
• выходят регулярные обновления, позволяющие улучшить сервис, адаптировать его к новым изменениям, актуализировать программные решения.

В сервисе от АйТи-Баланс успешно реализованы для торговых площадок:

• Сквозная бесшовная авторизация пользователей с помощью механизма OpenID Connect, объединяющего несколько сервисов клиента.
• Связь с предыдущими планами за счет «долгосрочных» позиций, которые можно найти через «поиск» и автоматически подтянуть, что существенно упрощает работу с соответствующими заявками.

Сервис автоматизации закупок — не единственный продукт АйТи-Баланс. Компания давно работает в сфере создания современного ПО для решения различных задач и потому имеет соответствующий опыт. В ее команде - программисты, тестировщики и аналитики, которые при реализации каждого проекта полностью погружаются в его проблематику, а также активно работают с заказчиками и пользователями своего продукта.