Оптимизация бизнес-процессов с Битрикс24: полное руководство по внедрению и настройке

14.04.2024

Битрикс24 — это онлайн-сервис, который помогает компаниям управлять своими делами. Представьте, что у вас есть один инструмент, который объединяет все, что нужно для работы. Вот только настройка и внедрение Битрикс24 может вызвать некоторые трудности.


Читать интересное:

Зачем вашему бизнесу может потребоваться внедрение CRM Битрикс24.

Автоматизация продаж с помощью Битрикс24: основные инструменты и возможности.

Опыт внедрения Битрикс24: интервью с экспертами.

Что может Битрикс24?

Вот основные функции и возможности Битрикс24:
  1. CRM для управления клиентской базой, автоматизации продаж, аналитики и отчетов.
  2. Планирование и контроль выполнения задач, управление проектами с использованием различных методик (диаграмма Ганта, канбан и др.).
  3. Коммуникации для видеозвонков, чатов, корпоративной социальной сети для общения сотрудников.
  4. Хранение и совместное редактирование документов, облачное хранилище.
  5. Интеграция с различными каналами связи (телефон, e-mail, мессенджеры, социальные сети) для улучшения взаимодействия с клиентами.
  6. Конструктор сайтов и интернет-магазинов с интеграцией в CRM.
  7. Автоматизация бизнес-процессов позволяет настроить сценарии для выполнения рутинных задач и процессов. Это сокращает время на выполнение повторяющихся операций, минимизировать ошибки и повысить общую эффективность работы компании.

Битрикс24 помогает компаниям централизовать управление, улучшить взаимодействие с клиентами и повысить эффективность работы.

Как внедрить Битрикс24?

Внедрение Битрикс24 может показаться сложным, но с пошаговой инструкцией это становится гораздо проще.

Шаг 1: регистрация и настройка аккаунта

Нужно перейти на сайт Битрикс24 и зарегистрироваться, указав электронную почту или данные из социальных сетей. Дальше необходимо выбрать тариф.

Бесплатный тариф
Этот тарифный план идеально подходит для тех, кто только начинает использовать Битрикс24 и хочет понять, как система работает. Он включает в себя основные инструменты для работы и позволяет неограниченному количеству пользователей зарегистрироваться и работать в системе. Однако, объем дискового пространства ограничен 5 ГБ.

Базовый тариф
Этот тарифный план предназначен для небольших компаний или отделов продаж. Он позволяет добавить до 5 пользователей, чтобы работать в системе одновременно. В отличие от бесплатного тарифа, здесь предоставляется 24 ГБ дискового пространства, что позволяет хранить больше данных. Стоимость этого тарифа составляет 2 490 рублей в месяц, но если вы оплачиваете сразу за год, то цена снижается до 1 990 рублей в месяц.

Стандартный тариф
Этот тарифный план подходит для компаний среднего размера или рабочих групп, которым нужно больше возможностей для совместной работы. Он рассчитан уже на 50 пользователей, которые могут работать в системе одновременно. Здесь уже предоставляется 100 ГБ дискового пространства. Это достаточно для хранения большого объема данных и документов. Стоимость этого тарифа составляет 6 990 рублей в месяц, но при оплате за год цена снижается до 5 590 рублей в месяц.

Профессиональный тариф

Этот тарифный план предназначен для крупных компаний, которым нужна максимальная автоматизация всех процессов. Он позволяет неограниченному количеству пользователей работать в системе одновременно и предоставляет 1 ТБ дискового пространства. Это огромный объем, который позволяет хранить большое количество данных, документов и файлов. Стоимость этого тарифа составляет 13 990 рублей в месяц, но при оплате за год цена снижается до 11 990 рублей в месяц.

Шаг 2: организация структуры компании

Это важный начальный этап для организации работы.
  1. Войдите в ваш аккаунт Битрикс24. В верхнем меню выберите раздел “Компания”. В разделе “Компания” найдите опцию “Структура компании” или “Организационная структура”. Нажмите на кнопку “Добавить отдел”, чтобы начать создание структуры.
  2. В появившемся окне введите название отдела, например, “Отдел продаж” или “Маркетинг”. Укажите, к какому подразделению или департаменту относится этот отдел, если это необходимо. Нажмите “Сохранить” или “Добавить”, чтобы создать отдел.
  3. После создания отдела выберите его в структуре. Найдите опцию “Назначить руководителя” или “Добавить руководителя”. Введите имя сотрудника, который будет руководителем отдела, и выберите его из списка сотрудников. Подтвердите назначение, нажав “Назначить”.
  4. В разделе “Компания” найдите опцию “Пригласить сотрудников” или “Добавить сотрудников”. В появившемся окне введите электронные адреса сотрудников, которых вы хотите пригласить. Вы можете ввести несколько адресов, разделяя их запятыми.
  5. Укажите, в какие отделы или подразделения будут добавлены приглашенные сотрудники. Выберите роли и права доступа для каждого сотрудника, если это необходимо.
  6. Нажмите кнопку “Отправить приглашения”, чтобы отправить приглашения по электронной почте. Сотрудники получат письма с приглашением присоединиться к вашей компании в Битрикс24. В письме будет ссылка, по которой они смогут зарегистрироваться и войти в систему.
  7. После того как сотрудники примут приглашения и зарегистрируются, они появятся в вашей организационной структуре. Вы сможете видеть их статус и назначать им задачи и роли.

В принципе весь процесс интуитивно понятен.

Шаг 3: настройка инструментов

Здесь тоже нет ничего сложного.
  1. Активация инструментов. Перейдите в раздел “Настройки” в вашем Битрикс24.
  2. Найдите раздел “Инструменты” или “Модули”. Включите CRM, чтобы сотрудники могли управлять контактами, сделками и клиентскими данными.
  3. Задачи и проекты. В том же разделе настроек найдите опцию для управления задачами и проектами. Активируйте этот инструмент, чтобы сотрудники могли создавать, назначать и отслеживать задачи и проекты.
  4. Чаты и видеозвонки. Найдите опцию для коммуникационных инструментов. Включите чаты и видеозвонки, чтобы сотрудники могли общаться в реальном времени.
  5. Определение ролей. Создайте различные роли (например, менеджер, сотрудник, администратор) в системе. Каждой роли назначьте определенные права доступа.
  6. Настройка прав доступа. Перейдите в раздел управления пользователями. Для каждой роли настройте доступ к инструментам. Менеджеры могут видеть все данные, сотрудники — только свои контакты и сделки.

При необходимости настройте индивидуальные права для отдельных сотрудников, если их задачи требуют особого доступа.

Шаг 4: импорт данных

Дальше предстоит загрузка контактов и перенос задач и проектов.
  1. Соберите все контакты клиентов и партнеров в одном файле. Обычно используется формат CSV (Comma-Separated Values). Убедитесь, что файл содержит все необходимые поля, такие как имя, фамилия, телефон, email и т.д.
  2. Перейдите в раздел “CRM” в вашем Битрикс24. Найдите опцию “Импорт” или “Загрузка данных”. Выберите файл для импорта и следуйте инструкциям мастера импорта. Соотнесите поля из вашего файла с полями в CRM, чтобы данные были правильно распределены.
  3. Запустите процесс импорта и дождитесь его завершения.
  4. Соберите все текущие задачи и проекты в одном месте. Это может быть список задач в Excel или другом формате. Убедитесь, что у вас есть вся необходимая информация: название задачи, описание, сроки, ответственные лица и т.д.
  5. Перейдите в раздел “Задачи” в вашем Битрикс24. Найдите опцию “Импорт” или “Загрузка задач”. Выберите файл для импорта и следуйте инструкциям мастера импорта. Соотнесите поля из вашего файла с полями в системе, чтобы данные были правильно распределены.
  6. Запустите процесс импорта и дождитесь его завершения.
  7. Перейдите в раздел “Проекты” или “Рабочие группы” в вашем Битрикс24.
  8. Создайте новый проект или рабочую группу.

Если автоматический импорт не поддерживается, можно перенести все вручную

Шаг 5: обучение сотрудников

Чтобы система работала, нужно научить сотрудников с ней взаимодействовать.
  1. Создайте централизованное хранилище для всех обучающих материалов, например, на корпоративном портале или в облачном хранилище.
  2. Разместите там руководства, инструкции, видеоуроки и другие полезные материалы по работе с Битрикс24.
  3. Организуйте доступ к официальным вебинарам и онлайн-курсам от Битрикс24. Это могут быть как бесплатные, так и платные курсы.

Регулярно информируйте сотрудников о предстоящих вебинарах и новых обучающих материалах.

Возможные сложности

Настройка Битрикс24 может оказаться непростой задачей, особенно если у вас нет опыта работы с CRM-системами.
  1. Битрикс24 включает множество инструментов: CRM, задачи и проекты, чаты, видеозвонки, автоматизация бизнес-процессов и многое другое. Настройка всех этих функций требует времени и глубоких знаний.
  2. Каждая компания имеет свои уникальные процессы и потребности. Настройка системы под конкретные нужды компании может быть сложной задачей, требующей понимания как самой системы, так и бизнес-процессов компании.
  3. Часто требуется интеграция Битрикс24 с другими системами, такими как бухгалтерские программы, системы управления складом и т.д. Это может потребовать дополнительных знаний и навыков.
Если вы обратитесь в профессиональное агентство, то получите:
  • экономию времени и сил;
  • качество настройки без многочисленных попыток и сбоев;
  • гарантию результата и поддержку в процессе использования.

Специалисты знают все нюансы и подводные камни, что позволяет избежать ошибок и настроить систему оптимально для вашей компании. Они могут не только настроить систему, но и обучить сотрудников, что позволит им быстрее освоить новые инструменты и начать эффективно их использовать.Обращение к профессионалам дает уверенность в том, что система будет настроена правильно и будет работать без сбоев.

Куда обращаться?

Компания АйТи-Баланс специализируется на внедрении и настройке CRM-системы Битрикс24. Они предлагают полный спектр услуг по автоматизации бизнес-процессов, включая настройку CRM, интеграцию с другими системами и обучение сотрудников.

Внедрение системы занимает около 2 недель и стоит 70 000 рублей, не включая стоимость лицензии на Битрикс24. Процесс включает анализ бизнес-процессов компании, настройку CRM под конкретные нужды бизнеса, интеграцию с другими системами (например, 1С, почтовыми сервисами, телефонией) и обучение сотрудников работе с системой.

Также компания занимается автоматизацией бизнес-процессов, настройкой автоматических сценариев для улучшения эффективности работы, внедрением роботов и триггеров для автоматизации рутинных задач. АйТи-Баланс предоставляет постоянную техническую поддержку и доработку системы по мере необходимости.

Преимущества обращения к АйТи-Баланс включают опыт и профессионализм, индивидуальный подход и комплексный подход, который включает анализ, настройку, интеграцию и обучение, что позволяет получить готовое решение “под ключ”.

АйТи-Баланс — бизнес-партнер компании 1С-Битрикс

Поделиться

Похожие статьи